ビジネスチャットとは、リアルタイムで情報共有やコミュニケーションを行うためのオンラインツールです。
従来の、メールを使ったやり取りは一般的ですが、最近ではビジネスチャットツールを活用するシーンが増えています。Slack、LINE works、Chatwork などのチャットツールは、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化に役立ちます。皆さんの中にも、アカウントを作って実際にやり取りをしている方も多いのではないでしょうか？
今回は、ビジネスチャットツールのメリットと、従来のメールとの違いについて解説します。

 

 

◆ビジネスチャットツールのメリット

 

① リアルタイムでのやり取りが可能

ビジネスチャットの大きな特徴として、メールよりもリアルタイムなコミュニケーションに適していることが挙げられます。宛名やあいさつ文、署名など、定型化されたフォーマットや、マナーに則して記載することが多いメールに比べて、ビジネスチャットでは簡潔な表現や絵文字、スタンプの利用などにより、どちらかというと対面での会話に近く、より手軽なコミュニケーションを取れる点が特徴です。短いメッセージのやり取りがしやすく、即時の対応が求められる場面で特に役立ちます。

 

② チーム内の情報共有がスムーズ

特定のプロジェクトや業務ごとに「チャンネル」や「グループ」を作成し、関連メンバーと情報を共有できます。これにより、関係者全員が進捗状況を把握しやすくなります。

 

③ ファイルの共有が簡単

文書や画像、リンクなどを直接送信でき、過去のやり取りも検索しやすいため、メールのように「どのメールに添付されていたか？」と探す手間が省けます。

 

④ 既読機能等で確認状況がわかりやすい

メールのように「確認しました」という返信が無くても、既読機能やリアクションボタンを使うことで、スムーズに意思疎通を図ることができます。

 

 

◆メールとの違い

 

① フォーマルなコミュニケーション vs カジュアルなやり取り

メールはビジネス文書としてのフォーマルなやり取りに適していますが、チャットツールはカジュアルなやり取りに向いています。例えば、社外の取引先への正式な連絡はメールが適していますが、社内のメンバーとの素早い相談にはチャットが便利です。

 

② 情報の管理方法

メールはスレッドごとに情報が蓄積され、探すのに時間がかかることがある一方で、チャットツールは検索機能が強力で、キーワードや送信者で過去のメッセージを見つけやすくなっています。

 

③ 連絡のスピード

メールは件名や挨拶などから始まり、一つのメッセージを送るのに時間がかかりがちですが、チャットツールでは短文で素早く情報を伝えられるため、業務のスピードが向上します。

最近では、ビデオ通話や音声通話機能を備えるツールも増えてきており、より利便性が高くなっています。

 

その一方で、メールと比較してすぐに返事をしなければいけない、といった感覚に陥りやすくなったり、多数のグループに属していて、他のメンバーによる大量のやり取りを確認するのに時間を要してしまったりと、迅速なコミュニケーションを取ることができるがゆえに生じるデメリットも存在します。

ビジネスチャットツールは、リアルタイム性、情報共有のしやすさ、連携機能の充実など、多くのメリットを持っています。

業務の効率を向上させるために、ぜひビジネスチャットツールの導入を検討してみてはいかがでしょう。

 

（り）