ビジネスをしていると、日頃から資料を作成したり受け取ったり、またそれを保存したり管理したりする必要がありますよね。そのファイルがどんどん増えてきて、どこに何があるのかわからなくなったり、管理が面倒だな…と思ったりした事はありませんか？そんなときに便利なのが「クラウドサービス」です。

クラウドサービスには様々な種類があります。今回は誰もが使用しているGoogleが提供する「Googleドライブ」を活用して、資料管理を効率化する方法をご紹介します。ITに不慣れでも簡単に使えるよう、わかりやすく解説します。

 

 

Googleドライブとは？

Googleドライブは、インターネット上にファイルを保存できる「クラウドストレージ」サービスで、写真、動画、ドキュメントなど、様々なファイルを保存できます。またパソコンやスマートフォンからアクセスでき、ファイルの共有や共同編集が簡単にできます。

 

Googleドライブを使うメリット

 

　①どこからでもアクセス可能 インターネット接続さえあれば、オフィスや自宅、外出先からでも資料を閲覧・編集できます。

　②自動保存で安心 編集内容が自動で保存されるため、常に最新の状態を保ちます。

　③簡単に共有できる メールに添付する手間が不要で、ワンクリックでファイルを共有できます。

　④検索機能が優秀 ファイル名やキーワードで素早く目的の資料を見つけられます。

 

Googleドライブの基本的な使い方

 

1. アカウントの作成とログイン

Googleドライブを利用するには、Googleアカウントが必要です。

　①Googleアカウントの作成ページにアクセスし、アカウントを作成。

　②Googleドライブ（https://drive.google.com）にログイン。

Gmailアカウントを持っている場合は、メール画面の右上の9つの点(Googleアプリ)をクリックするとアプリ一覧の中にGoogleドライブがあります。

 

2. ファイルをアップロードする

パソコン内の資料をGoogleドライブに保存しておけば、どこからでもアクセスできます。

　①Googleドライブの画面で「+ 新規」ボタンをクリック。

　②「ファイルをアップロード」を選択し、保存したいファイルを選ぶ。

　③自動的にクラウド上にアップロードされます。

 

3. フォルダを作成して整理する

資料が増えると、整理が大変になります。フォルダを作成して、ジャンルごとに分類しましょう。

　①Googleドライブの画面で「+ 新規」ボタンをクリック。

　②「新しいフォルダ」を選択し、フォルダ名を入力。

　③アップロードしたファイルをドラッグ＆ドロップでフォルダに移動。

 

4. ファイルを共有する

他のスタッフや取引先と資料を共有する際も、Googleドライブなら簡単です。

　①共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択。

　②共有したい相手のメールアドレスを入力。

　③「閲覧のみ」「編集可能」など、権限を設定。

　④「送信」ボタンをクリック。

 

5. スマートフォンでも活用

外出先でも資料を確認できるよう、スマートフォンにもアプリをインストールしましょう。
（Androidはデフォルトでインストールされている事が多いので、まずは確認してみましょう)

 

Googleドライブを活用することで、パソコンやスマートフォンから簡単に資料を管理でき、業務の効率化につながります。15GBまでは無料で利用することが出来るので、ファイルが増えてきたら不要なものを整理したり、有料プランへのアップグレードも検討しましょう。
直感的に使える便利なツールなので、是非活用してみてください。